Controlo de Gestão com Excel

Qualquer organização necessita de um sistema mais ou menos sofisticado, consoante a sua dimensão, para gerir os processos de negócio, emitir a faturação, gerir contas correntes e de preferência tudo isto integrado na contabilidade como um sistema ERP – Entreprise Resources Planning. Pese embora este esforço, em alguns casos os benefícios globais do sistema não são totalmente extraídos, nomeadamente no que se refere à produção de relatórios económicos e financeiros dirigidos a quem tem a tarefa de gerir. Os responsáveis pela produção de relatórios económicos e financeiros que em muitos casos são os contabilistas deparam-se com muitas dificuldades na criação de relatórios de gestão para além das tradicionais demonstrações financeiras emitidas no final de cada exercício económico. No contexto destas dificuldades criam-se fortes constrangimentos na implementação de sistemas simples de controlo de gestão.
Ora, um sistema de controlo de gestão obriga numa primeira fase à criação de um orçamento de exploração, baseado num plano de atividades. A ferramenta mais indicada para a criação deste instrumento de trabalho é o Microsoft Excel. Com a conclusão do orçamento é necessário aferir o mesmo (apuramento dos desvios) de uma forma sistemática e regular que permita identificar ações corretivas. Assim o orçamento e/ou plano de atividades deveria ser integrado no sistema ERP ou os dados do ERP integrados na ferramenta onde se encontra o orçamento e/ou plano de atividades. Os sistemas de ERP existentes nas empresas, estão vocacionados para as operações e recolha de dados pelo que é com o Excel que se executam as tarefas de execução orçamental. Por que é que o Excel é a ferramenta mais eficiente para os responsáveis pela produção de relatórios financeiros? Simples: É familiar e intuitiva, permitindo aos utilizadores trabalhar de forma mais produtiva.


O Excel é a ferramenta de produtividade de negócios mais utilizada do mundo, porque para é intuitiva, poderosa na disponibilização de recursos de cálculo e desenho.. Tem um enorme leque de utilizadores já treinados e familiarizados com a produção de mapas e modelos de projeção de dados financeiros.


Apesar de todos os aspetos positivos que o Excel representa, a utilização de uma forma incorreta pode vir a causar problemas, tais como:

1.Introdução manual de dados;

2.Criação de ficheiros de dados enormes que os tornam demasiado “pesados”;

3.Folhas personalizadas desenvolvidas que são da propriedade do colaborador. O colaborador sai da Empresa e leva consigo os modelos;

4.Formulários extremamente complicados;

5.Fontes de dados não controlados e validados.

COMO SE ULTRAPASSAM ESTAS DIFICULDADES?

Uma excelente maneira de alavancar o investimento existente de uma organização em ambas as suas aplicações da Microsoft e ERP é implementar ferramentas que comuniquem com as duas plataformas. Por exemplo, uma ferramenta de comunicação que integra firmemente Excel com dados do ERP significa que os utilizadores podem trabalhar os dados financeiros, e produzir os relatórios de análise, num ambiente Excel que lhes é familiar.  No contexto destas dificuldades foi desenvolvida a ferramenta Moduuli que é um ADD-IN para o Excel que importa os dados diretamente do ficheiro SAFT da contabilidade, faturação ou outra fonte de informação e os disponibiliza, através de fórmulas ou listagens diretamente no Excel.


DFKSIG BUSINESS CASE

“DFKSIG powered by Moduuli” é uma solução standard de controlo de Gestão desenvolvida em Excel, com a ferramenta Moduuli, alimentada com base nos ficheiros SAFT da Contabilidade e por conseguinte aplicável a todas as entidades que utilizam o normativo contabilístico SNC-NCRF. A solução é facilmente instalável e não requer procedimentos de implementação.

DFKSIG é uma ferramenta de reporting financeiro em Excel que importa, de forma automática, as transações dos sistemas de contabilidade com o objetivo de produzir informação útil para contabilistas, controladores de gestão e analistas de forma a obter relatórios de gestão dentro do contexto familiar Excel.

DFKSIG importa os dados diretamente do ficheiro SAFT da contabilidade e transforma-os numa poderosa ferramenta de gestão que permite avaliar a evolução econômica e financeira de uma organização numa base mensal.

Com o “DFKSIG powered by Moduuli” as empresas podem implementar um simples sistema de controlo de gestão de um dia para o outro.


PRINCIPAIS CARATERÍSTICAS:

1.Ferramenta de baixo custo, alta eficiência e produtividade

2.Controlo de gestão nos ficheiros SAFT

3.Compatibilidade com SNC-NCRF

4.Controlo de várias empresas em simultâneo

5.Redução dos tempos de produção para dedicação à análise da informação

6. Análise detalhada da informação (drill down) até a linha da transação

7. Relatórios de gestão personalizados

8. Análise dos principais indicadores económicos e financeiros

9. Controlo de totais para a conformidade com balancetes da contabilidade

10. Ferramenta de auditoria na identificação de erros ou omissões de registos


ACERCA DOS AUTORES

Rui Alves, criador da NewStart Software & Consulting, programador, licenciado em gestão de empresas e professor no ensino superior, desenvolveu a plataforma Moduuli. Vitor Santos e Miguel Palma, licenciados em gestão de empresas, são sócios da DFK e desenvolveram o modelo de análise DFKSIG.

DFK CONSULTING

A empresa que disponibiliza no mercado a solução “DFKSIG powered by Moduuli” desenvolvida em pareceria com a NewStart Software & Consulting. Para mais informação consultar aqui.