A atribuição de apoios do Portugal 2020 obedece a normas e procedimentos que importa cumprir, para que as empresas possuam segurança quanto à elegibilidade dos seus investimentos após a aprovação dos projetos.
A experiência nesta matéria, permitiu ao IAPMEI identificar aquelas que são as principais boas práticas na gestão dos projetos, que permitem evitar incidentes e dessa forma, melhorar o acompanhamento e o sucesso dos investimentos.
Para além destes, poderiam ser identificados outros aspetos, no entanto todos eles teriam em comum princípios de gestão e de bom senso, que devem ser observados nas várias dimensões da gestão das empresas. Assim, as situações identificadas são acima de tudo boas práticas de gestão, transversais a muitas das dimensões de atuação das empresas, sendo particularmente relevantes no âmbito do Portugal 2020.
Estas Boas Práticas foram transcritas de Documento Publicado pelo IAPMEI e são apenas um resumo, que não invalida a leitura atenta do documento original.
- Documentar a Execução do Projetor
- Assegurar que possui todas as evidências técnicas, contabilísticas e financeiras, que comprovem a realização do projeto.
- Criação do dossier do projeto, que para além de ser obrigatório, permitirá a qualquer altura do seu período de vida, comprovar a boa execução do mesmo;
- O dossier do projeto, deverá conter todos os documentos relacionados com o projeto, podendo ser em formato de papel ou digital, devendo ser mantido por um período não inferior a 3 anos após o encerramento do Programa Operacional, o que no caso do Portugal 2020 irá para além de 2023;
- Modelo de índice de Dossier de Projeto:
– Candidatura
– Comprovativos das condições de elegibilidade
– Termo de aceitação
– Execução – Pedidos de pagamento
– Encerramento do Investimento – Pedido final
– Encerramento do Projeto
– Comprovantes do Investimento.
- Aquisições em Condições de Mercado
- A empresa promotora terá de estar apta para demonstrar, de forma inequívoca, que as aquisições foram efetuadas em condições de mercado e que o fornecedor em causa tem capacidade para o respetivo fornecimento;
- Devem ser apresentadas evidências dos procedimentos de aquisição, consultas, contratos e outros elementos, que validem a opção pelo fornecedor e os preços de aquisição dos ativos em causa;
- A validação da capacidade do fornecedor deve igualmente ser acautelada nos procedimentos de seleção dos fornecedores;
- São assim relevantes questões como, o currículo e o portefólio de clientes do fornecedor, a capacidade técnica para executar e prestar a assistência, a existência de referências no mercado quer seja de outros clientes quer seja de fornecedores ou outros agentes relevantes neste âmbito.
- Nas aquisições de serviços e ativos intangíveis, todas as aquisições terão de ser feitas a entidades terceiras não relacionadas com o adquirente (beneficiário).
- Nas aquisições dos ativos tangíveis (ex: equipamentos) embora do ponto de vista legal não exista impedimento à aquisição a terceiros relacionados, considera-se que é uma boa prática evitar esta situação.
- Serão efetuadas avaliações aprofundadas sobre os processos, sendo que as existências de irregularidades poderão implicar consequências que ultrapassam o mero corte da despesa para efeitos de elegibilidade.
- Considera-se assim uma boa prática, incluir no dossier de projeto os orçamentos ou propostas e outros documentos relevantes, que evidenciem o processo de seleção do fornecedor e os critérios e fundamentos da escolha.
- Instrução dos Pedidos de Pagamento
- Assegurar que os pedidos de pagamento são instruídos com toda a documentação relevante;
- Assim, o pedido só deve ser submetido quando estão reunidas as condições para juntar toda a documentação necessária à sua correta instrução, incluindo a assinatura pelos responsáveis da empresa e pelo TOC ou ROC, quando aplicável.
- Considera-se uma boa prática que o beneficiário explicite na fundamentação do pedido de pagamento, o ponto de situação do projeto evidenciando as situações específicas relevantes que tenham ocorrido e justifique eventuais desvios face ao investimento contratado, seja por substituição de equipamentos, por alterações ao calendário de execução, por variações relevantes de preços, por inclusão de novos investimentos, ou outros.
- Período de Elegibilidade
- Certificar-se de que as despesas imputadas ao projeto se encontram dentro do período de elegibilidade contratada e legalmente aceite, e que o projeto não foi iniciado à data da candidatura.
- Deve o Promotor assegurar que existem evidências, de que o início dos trabalhos apenas ocorreu depois da data de candidatura.
- A existência de compromissos sobre a aquisição de investimentos anteriores à candidatura, compromete a elegibilidade de todo o projeto por violação das regras dos auxílios de Estado da União Europeia.
- Desta forma é uma boa prática que, todos os investimentos ocorram após a data de candidatura.
- Deve ainda o Promotor evitar a realização de despesas para além da data de conclusão, a não ser que obtenha autorização.
- Cumprimentos de Prazos
- Pagamentos:
– Existem várias modalidades de adiantamento dos incentivos, que estão, no entanto, associadas à obrigação de demonstração da realização do investimento em prazos pré-definidos. O Promotor deverá assegurar na apresentação de um pedido de adiantamento, que está em condições de demonstrar a realização do investimento correspondente no prazo definido.
– Para o referido, implicará que a empresa tenha ao seu dispor, a contrapartida de financiamento próprio, necessária à realização do investimento;
– É uma boa prática assegurar o cumprimento dos prazos de certificação dos adiantamentos, para evitar a devolução do incentivo recebido e a suspensão de novos pagamentos.
- Pedidos de esclarecimentos:
– Uma não resposta no prazo previsto, ou uma resposta incompleta (a um Pedido de Esclarecimentos), irá traduzir-se num desfecho desfavorável à elegibilidade das despesas apresentadas no pedido de pagamento;
– As empresas deverão assegurar a resposta no prazo de 10 dias úteis, evitando uma decisão desfavorável ao pedido de pagamento, ou a suspensão da elegibilidade de despesas no caso de dúvidas não esclarecidas.
- Prazos de execução do projeto:
– Os projetos aprovados têm de demonstrar o seu início efetivo nos primeiros 6 meses após a aprovação;
– Deve a empresa assegurar que o investimento se inicia até 6 meses após a comunicação da decisão de financiamento, sendo que as exceções previstas na legislação (estudos de viabilidade e adiantamentos) não marcam o início do investimento;
– Poderá ser aceite uma prorrogação do prazo de execução contratado (dependendo os requisitos dessa prorrogação, das Medidas a que o projeto diz respeito).
- Cumprimento do Plano de Investimentos Aprovado
- Os projetos aprovados são compostos por investimentos que contribuem de forma relevante para objetivos de aprovação;
- Essa aprovação do projeto terá em consideração, a natureza e grau de inovação, orientação para os mercados internacionais, a criação de emprego qualificado, a dimensão da empresa ou o local de realização do investimento;
- Assim, dever-se-á evitar alterações de fundo ou ajustamentos substanciais que possam colocar em risco os objetivos subjacentes à aprovação da candidatura;
- O mesmo princípio deverá ocorrer no caso de outras alterações relevantes, por exemplo, no caso de fusão, cisão ou de venda de participações no capital que possam alterar a dimensão da empresa ou a titularidade e o fim dos investimentos objeto de apoio.
- Caso a empresa pretenda realizar alterações relevantes ao projeto, estas devem ser comunicadas previamente para que possa ser feita a avaliação atempada desse impacto pelo organismo responsável pelo acompanhamento, permitindo à empresa executar os investimentos com segurança da sua elegibilidade.
- Objetivos e Resultados
- Os projetos possuem objetivos económicos (acréscimo do volume de negócios, do valor acrescentado bruto ou do emprego qualificado), estes objetivos decorrem da estratégia proposta pela empresa no seu projeto, e por isso devem ser monitorizados periodicamente para que a empresa possa desenvolver ações corretivas em tempo útil caso seja necessário.
- Para além de ser uma boa prática no âmbito do Portugal 2020, é uma boa prática de gestão que a empresa possua práticas de gestão estratégica, que visem a prossecução dos objetivos associados à estratégia da empresa que foi validada no âmbito da aprovação do projeto.
- Deve ser dada atenção aos fatores de valorização do projeto e objetivos considerados na análise da candidatura, monitorizar os indicadores de resultados estipulados e, por fim, há que superar os resultados propostos para ser possível aceder às isenções de reembolso, no caso do SI Inovação, e que se traduzem na redução do montante a reembolsar.
- Publicitação dos Apoios
- A divulgação e a publicitação do apoio concedido pelos Fundos Europeus Estruturais e de Investimentos (FEEI), constitui um dever de cidadania e uma obrigatoriedade das entidades beneficiárias;
- Assim, deverá ser consultado o “Guia de Informação e Comunicação para Beneficiários”;, disponível na página da internet do respetivo Programa Operacional.
- Salienta-se que, mais do que cumprir à risca aspetos ou orientações administrativas, é responsabilidade da empresa publicitar e divulgar o apoio, em todas as ações do projeto utilizando para tal os meios e os canais adequados a cada situação.
- Financiamento
- A existência das fontes de financiamento do projeto, para que a execução decorra conforme o delineado, implica a existência de meios próprios, sejam eles capitais alheios ou capitais próprios;
- As fontes de financiamento próprias que foram declaradas pela empresa em sede de candidatura como estando asseguradas, terão de ser concretizadas para efeitos da execução do projeto.
- Os capitais alheios, nomeadamente empréstimos bancários, leasings ou outros equivalentes, terão de estar aprovados pelas entidades financiadoras até ao início do projecto, que terá de ocorrer obrigatoriamente nos 6 meses após a sua aprovação.
- Os capitais próprios previstos, deverão estar igualmente disponíveis, de forma a acompanhar as necessidades de financiamento do projeto. Neste âmbito importa cumprir, quando aplicável, as exigências legais do mínimo de financiamento de capitais próprios de 20% da despesa elegível, para todos os projetos do SI Inovação e para as empresas com início de atividade há menos de 1 ano no SI Qualificação PME e I&DT.
- Gestor do Projeto
- No âmbito do acompanhamento do projeto, as empresas possuem um Gestor para cada processo no organismo Intermédio.
- Em caso de dúvida quanto ao cumprimento de alguma das regras, é recomendável colocar a questão de forma clara ao gestor do projeto, que poderá aconselhar sobre a melhor forma de garantir o cumprimento das obrigações;
- No caso do IAPMEI as empresas dispõem ainda de uma conta corrente eletrónica, que possui informação e ferramentas úteis que auxiliam à gestão do projeto e que permite o contacto facilitado com o seu Gestor.